Il n’est pas fréquent qu’un client vous demande une rétrospective non pas pour une équipe mais pour l’ensemble d’un projet : 64 personnes venant de 6 équipes différentes sont invitées. Il va sans dire que cela ne se fait pas simplement comme une rétrospective classique, surtout quand le temps alloué pour effectuer ceci est réduit. La phase préparatoire apparait comme beaucoup plus importante que si vous faisiez de la facilitation pour juste une dizaine d’individus.

5 coaches sont de la partie. Après plusieurs discussions et recherches, l’orientation prise est la suivante : répartition des gens sur 8 tables, 4 thématiques, utilisation du Triple Nickel comme activité principale. La façon de procéder est la suivante :

  • La répartition des personnes est faite afin que chacune des équipes soit représentée pour chaque groupe.
  • 15 minutes sont allouées pour que chacune des tables, à laquelle un des 4 thèmes a été assigné, définisse des problèmes relatifs à la thématique. Une personne est en charge d’écrire un problème par post-it.
  • Ensuite, les problèmes sont passés à la table suivante, qui avait travaillé sur un autre thème.
  • 15 minutes sont alors données pour que la table définisse des causes (une par post-it) pour chacun des problèmes qui lui ont transmis.
  • Le tout est transmis à une table subséquente.
  • 20 minutes sont données alors pour permettre de réfléchir à des solutions selon les couples causes/problèmes.
  • Un orateur est désigné pour chacune des tables afin de présenter trois solutions potentielles qu’il va décrire et coller sur le tableau relatif à la thématique de la cause initiale.
  • Les gens ont ensuite un vote par thématique pour choisir une solution qu’ils voudraient voir mettre en place.

Pendant toute la rétrospective, les coaches se déplacent entre les tables pour faciliter la discussion et répondre aux questions. Il apparait rapidement que le fait d’avoir brassé les équipes et les thématiques augmente les échanges et les problèmes soulevés sont plus globaux, moins orientés sur une équipe particulière, ce qui était un élément recherché.

Afin d’optimiser le temps alloué pendant la rétrospective, l’élaboration du plan d’action est faite dans un deuxième temps :

  • Compilation des causes/problèmes/solutions
  • Classement des solutions par vote
  • Sélection de solutions à appliquer

Le choix est alors présenté au leader de l’équipe globale afin d’établir le plan d’action et le mettre en place.

Il est intéressant de noter que la rétrospective a été un beau succès :

  • Le ROTI fait à la fin fut la première mesure avec une grande majorité de mains levées avec 5 doigts (le maximum).
  • Beaucoup de commentaires positifs des collaborateurs dans les jours qui ont suivi.
  • Les échanges pendant la rencontre ont été d’un niveau excellent, meilleur même que lors de certaines rétrospectives faites avec les petites équipes.
  • Certaines solutions proposées étaient déjà soulevées lors de rencontres avec d’autres personnes travaillant sur le projet, ce qui montre la légitimité de la solution.

Pour les coaches, c’est aussi le succès d’un beau travail d’équipe, avec une crédibilité au niveau du projet et de l’organisation se trouvant encore renforcée et une préparation exemplaire, merci à la bonne relation établie entre chaque coach.